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10 Schritte zum papierlosen Archiv

Vielen unserer Kunden ist es ein Graus, wenn Sie alte Baupläne oder Dokumente aus dem Archiv brauchen, denn das heißt oft:
In den dunklen Keller hinab und schränkeweise Akten durchsuchen.
„Das müsste man eigentlich mal in Angriff nehmen“ heißt es dann oft, aber wie?

Hier sind die 10 Schritte zum papierlosen Archiv.

1. Bestand:

Versuchen Sie zunächst den Umfang Ihres Papierarchivs zu ermitteln.
Überschlagen Sie Menge, Alter und Größen Ihrer Dokumente.
Am besten beauftragen Sie ein bis zwei Mitarbeiter oder Kollegen, die für die Bestandsaufnahme zuständig sind.

 

2. Bedarf:

Überlegen Sie mit Kollegen und Mitarbeitern, wie oft Sie was in Ihrem Archiv suchen. Versuchen Sie sich vorzustellen, was Ihnen im Alltag wirklich brauchen

 

3. Ausmisten:

Was kann weg und was wird wirklich noch gebraucht? In den Gesprächen haben Sie sicher festgestellt, ob es nicht Teile des Archivs gibt, die tatsächlich nicht mehr gebraucht werden. Versuchen Sie diese auszusortieren.
Achtung! Achten Sie hier unbedingt auf die Aufbewahrungsfristen, die vom Gesetzgeber vorgegeben sind. Aktuelle Informationen zu den Aufbewahrungsfristen bekommen Sie z.B. durch die IHK.
Entsorgen Sie, was Sie nicht brauchen.

 

4. System:

Welche Art der Ablage und der Dateisuche würde für Sie Sinn machen?
Überlegen Sie genau, nach welchen Kriterien Ihre Daten gefunden werden müssen. Versuchen Sie dabei einer einfachen und einheitlichen Struktur zu folgen. Überdimensionierte Indexierungen der Daten und zu detaillierte Suchformen machen die Sache oft wieder unübersichtlich und teuer.
Jeder sollte nach einem einfachen und einheitlichen System zügig das finden, was er braucht.

 

5. Wo sollen die Daten hin:

Besprechen Sie mit Ihrer IT, wo die Daten liegen sollen, wer Zugriff haben soll und welche Datenschutzkriterien unbedingt erfüllt sein müssen. Daraus wird sich ergeben, in welcher Form Sie die Daten von dem Scandienstleister benötigen. Z.B: auf einem Datenträger, Festplatte oder ob Sie eine Einpflegung auf einen Server wünschen.

 

6. Kostenkalkulation:

Um Ihnen einen Preis für die Scan- und Digitalisierungsarbeiten ermitteln zu können, brauchen Unternehmen wie wir als Repro Schneider, also folgende Infos:

- Art Menge und Zustand der Dokumente (farbig, sw, müssen die Pläne vor der Digitalisierung vorbehandelt werden, Glättung, Randausbesserung etc…)
- Verwendungsart und Auflösung der Daten (z.B. nur zur Ansicht, auch zur Reproduktion etc.)
- Gewünschte Indexierung und Benennung der einzelnen Scans bzw. Daten
- Gewünschte Art der Datenübermittlung
- Gewünschte Art der Originalübermittlung 
(z.B. Abholung durch den Dienstleister etc.)

 

7. Ablauf:

Sobald Sie sich für eine Durchführung und einen Dienstleister entschieden haben, überlegen Sie genau, wie die Durchführung aussehen kann.
Sollen alle archivierten Dokumente in einem Schwung bearbeitet werden, oder ist das für den alltäglichen Ablauf doch utopisch.
Wie lange können Sie auf welche Originaldokumente verzichten und wie schnell brauchen Sie wieder Zugriff?
Oft ist es sinnvoller in mehreren Chargen zu arbeiten, da die Daten natürlich auch ins interne System eingepflegt werden müssen.

 

8. Testfahrt:

Wählen Sie einen eher unwichtigen Dokumententeil aus, um eine Testrunde zu fahren. Hierbei können folgende Details nochmal getestet und eventuell überdacht werden:

- Ist die Auflösung der Daten für Ihre Zwecke sinnvoll? 
Beachten Sie, dass bei großen Plänen eine große Auflösung auch problematisch in der Darstellung an Ihrem Rechner sein kann. Kein Mitarbeiter ist glücklich, wenn er ewig wartet, bis sich ein Dokument geöffnet hat und sich vielleicht im Anschluss nicht mal per Mail versenden lässt.

- Testen Sie ob das Ablagesystem sinnvoll ist? 
Können auch neue oder unerfahrene Kollegen das Suchsystem schnell erlernen, oder müssen Sie dafür Schulungen vorbereiten.

- Wie lange braucht es, bis die Daten intern eingespeist und verfügbar sind?
Gibt es von der IT-Seite noch Anregungen und Änderungswünsche, denen frühzeitig Beachtung geschenkt werden muss?
Eventuell sind Tests zur Datensicherheit erforderlich.

 

9. Durchführung:

Benennen Sie ein bis zwei Mitarbeiter aus Ihrem Haus, die für den Ablauf zuständig sind und immer wissen, welche Dokumente sich im Haus befinden und welche zur Digitalisierung an den Dienstleister übergeben wurden.
Diese Ansprechpartner sollten im Anschluss auch die korrekte Einpflegung in Ihr Intranet überwachen und erst nach doppelter Prüfung, die Dokumente zur eventuellen Vernichtung durch den Dienstleister, schriftlich freigeben.

 

10. Zukünftiges Vorgehen:

Ist das bestehende Archiv erstmal geschafft, sorgen Sie dafür, dass auch neu dazukommende Dokumente immer aktuell in das System eingepflegt werden.